Mittwoch, August 12, 2020
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Listen, Listen, Listen – Teil 4

In meinem vorletzten Teil dieser Artikelreihe möchte ich dir meine To-Do-Liste vorstellen. Für mich ist sie extrem wichtig, um den Spagat zwischen meinem Hausfrauendasein und der Schriftstellerei zu schaffen und nicht eines von beidem zu vernachlässigen.

Sie besteht insgesamt aus vier Tabs. Natürlich findet man im ersten Tab die To-Do-Liste selbst. Sie ist durchnummeriert und besitzt insgesamt fünf Spalten, in denen ich die jeweiligen Aufgaben notieren kann. In der ersten dieser fünf Spalten steht eigentlich nur die Kategorie, also z. B. Haushalt, Planung, Schreiben, Überarbeiten und Sonstiges. In den nächsten vier Spalten kann nur der Name des jeweiligen Schreibprojekts stehen oder beim Haushalt z. B. Küche aufräumen, saugen, Fenster putzen … In der darauffolgenden Spalte trage ich ein, wann ich mit den jeweiligen Aufgaben anfangen will. Das ist praktisch, weil ich mit dieser Angabe filtern kann, was für den aktuellen Tag auf dem Programm steht. Ich nutze da die Vor-Funktion des Filters und trage dort das morgige Datum ein. So sehe ich auch die Aufgaben, an denen ich länger sitze. Würde ich die Heute-Funktion dafür nutzen, sähe ich immer nur die Aufgaben, die ich am aktuellen Tag beginnen will. Das ist mit längerfristigen Projekten nicht praktikabel. In der nächsten Spalte trage ich ein, wann ich tatsächlich mit der Aufgabe begonnen habe. Ziele bzw. in diesem Fall Fristen sind wichtig bei der Planung. Die trage ich mit ausreichend Puffer in die folgende Spalte. Das tatsächliche Enddatum gebe ich dahinter ein.

Jetzt wird es knifflig, denn wir kommen an die Stelle, an der meine To-Do-Liste mehr als eine reine Eingabe/Ausgabe-Tabelle wird. Ich lasse mir die übrige Zeit, also die Spanne zwischen dem tatsächlichen Start und dem geplanten Ende in Tagen ausrechnen. Dahinter folgt die von mir eingeplante Zeit in Stunden, von der ich denke, dass ich sie zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötige. Für die beiden Kurzgeschichten, von denen ich kürzlich erzählt habe, habe ich z. B. 13,5 Stunden Arbeitszeit eingeplant. In einer weiteren Spalte steht, wie viele Tage ich tatsächlich an der Aufgabe arbeiten will. Bei den Kurzgeschichten sind es neun Tage, sodass sich eine tägliche Arbeitszeit von 1,5 Stunden in einer weiteren Spalte ergibt. Dahinter trage ich ein, wie viele Tage ich schon an den Projekten gearbeitet habe. Das ist für mich interessant, weil ich das später statistisch auswerten kann. Soll heißen, wann habe ich mich mit meiner Arbeitszeit verschätzt, egal ob nach oben oder nach unten. Wenn ich das weiß, kann ich meine Planung zukünftig entsprechend anpassen, sodass ich entweder mehr Arbeit für die einzelnen Tage einplanen kann oder weniger. In der vorletzten Spalte habe ich den Status der Projekte stehen. Das zieht sich Excel anhand meiner Eintragungen in den Spalten für den tatsächlichen Start und das tatsächliche Ende automatisch. Solange in diesen Spalten nichts steht, ist es eine neue Aufgabe. Sobald in Start ein Datum steht, ist die Aufgabe in Arbeit. Wenn bei Ende ein Datum eingetragen ist, ist die Aufgabe abgeschlossen. Hier ist der Filter immer aktiv, der mir bei einer Änderung der Tabelle automatisch die erledigten Aufgaben aus der Liste nimmt, sodass ich immer sehe, was zu tun ist. Da ich gerne mit Farben spiele, ist diese Spalte mittels bedingter Formatierung farblich formatiert. Verpasse ich mein geplantes Startdatum, wird mein gelbes Feld rot. Habe ich meine Aufgabe erledigt, wird das Feld grün. Eine ähnliche Funktion besitzt die letzte Spalte, in der ich eintrage, ob die Aufgabe wichtig = 1 oder nur nice to have = 3 ist. Trage ich dort meine Priorität ein, wird vorne die Spalte mit der Kategorie lila (wichtig), rosa (sekundär wichtig) oder türkis (hätte ich gerne, ist aber eigentlich unwichtig). Schade, türkis hatte ich bisher noch nicht. 😄

Du siehst, im ersten Tab dieser Tabelle sind eine Menge Informationen zu finden. Ich komme jetzt zum zweiten Tab. In dem habe ich anhand des Feiertagskalenders für das Saarland die Feiertage für 2020 eingetragen. Die brauche ich, um mir die Feiertage aus der Berechnung der übrigen Tage zwischen tatsächlichem Beginn und geplantem Ende der Aufgabe aus der To-Do-Liste herausrechnen zu lassen. Bringt ja nichts, wenn ich im Dezember z. B. eine Kurzgeschichte beginne, die zum 31. Dezember abgegeben werden soll, und ich sowohl die vielen Feiertage als auch die Wochenenden mit hineingerechnet bekomme, während ich an diesen Tagen mit ziemlicher Sicherheit nicht schreiben werde, außer ich bin extrem spät dran.

Im dritten Tab habe ich meine Aufgaben im Haushalt aufgelistet. Ich bin da extrem durchorganisiert, weil ich sonst „vergesse“, dass der Kühlschrank mal wieder gereinigt werden soll. Das ist eine der Aufgaben, die ich nicht gerne mache, weil ich es hasse, alle Lebensmittel schnell rauszuholen, das Gerät für die Zeit der Reinigung auszuschalten und schnell-schnell-schnell alles abzuwischen, nur um fix alle Lebensmittel wieder reinzulegen und den Kühlschrank anzuschalten. Für mich bedeutet diese gute halbe Stunde stress pur, sodass ich sie gerne vor mir hinschiebe. Dank meiner Organisation und vor allem meiner To-Do-Liste, komme ich nicht um solche Aufgaben herum.

Ich habe die Wochentage Montag bis Freitag aufgelistet, hinter denen jeweils die regelmäßigen Aufgaben wie saugen, Wäsche waschen oder Bäder putzen stehen. Darunter folgen die zwölf Monate, auf die ich Sonderaufgaben, die man nicht wöchentlich, sondern monatlich, einmal im Quartal oder sogar nur jährlich erledigen muss, aufgeteilt habe. Darunter fallen die beiden Vitrinen, in denen ich nur einmal im Jahr Staub wische und die Gläser und das hübsche Porzellan zum Ausstellen vorsorglich reinige, oder das quartalsweise abwischen von Türen und Heizkörpern.

Im letzten Tab habe ich alle Werktage von 2020 eingetragen. Da der Haushalt keine Pause macht, darf ich leider die Feiertage nicht rauslöschen. Dahinter stehen die wöchentlichen Aufgaben und die Sonderaufgaben. Da achte ich darauf, dass ich an Tagen, an denen ich z. B. nur saugen oder Staub wischen müsste, die Sonderaufgaben dazulege, statt an anderen Tagen, an denen ich schon durch die üblichen Aufgaben 1,5 Stunden beschäftigt wäre. Es ist ein Zwischenschritt, weil ich diese Übersicht in meine To-Do-Liste übertragen und die folgenden Spalten entsprechend ausgefüllt habe.

So weiß ich, was ich für das Jahr jeden Tag so erledigen muss. Zum Glück sind die Aufgaben nicht in Stein gemeißelt. Wenn ich wegen eines Termins an dem Tag nicht die Fenster putzen kann, nehme ich diese Aufgabe heraus und trage sie an einen anderen, passenden Tag ein. So kann ich nichts aus den Augen verlieren. Idealerweise schaue ich abends, was ich am nächsten Tag zu tun habe. Dann kann ich gleich loslegen, ohne zuerst den Computer zu starten. Oft vergesse ich es, aber zumindest die Aufgaben, die sich wöchentlich wiederholen, habe ich im Kopf. So weiß ich an weniger arbeitsreichen Tagen, dass es besser wäre, noch einmal in mein Excel zu schauen, ehe ich loslege, weil ich sonst zwei Mal anfangen muss, wenn eine Sonderaufgabe auf mich wartet. Du siehst, selbst als Hausfrau, die in ihrer „Freizeit“ schreibt, hat man es heute nicht mehr so leicht. Es war schon früher ein Job, aber heute habe ich das Gefühl, dass ich hier wirklich Leistung bringen muss. Ich bin zufrieden, weil mir meine To-Do-Liste zeigt, dass es schaffbar ist.

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