Verena Jung

Jetzt begleitest du mich schon zum fünften Mal zu meinen Listen. Vielleicht denkst du jetzt: Himmel, Verena, lass gut sein! Wie viele Listen brauch(s)t der Mensch/Autor/du denn noch? 😅 Damit hast du definitiv recht und ich kann dich beruhigen. Es kommt keine neue Liste mehr hinzu. Jedenfalls nicht direkt.

Es geschah bereits beim Schreiben des ersten Teils. Ich fragte mich, warum zum Kuckuck ich eigentlich vier Excel-Tabellen brauche, die sich doch alle irgendwie mit demselben Thema befassen – der Erfassung meiner Leistung nach Tagen bzw. nach Projekten, der Planung meiner Homepage-Artikel bzw. generell meiner Aufgaben sowie der Übersicht meiner Einnahmen und Ausgaben. Ich brauchte bis auf meine Finanzenübersicht jede Tabelle täglich, hatte sie in Excel sogar alle angepinnt, damit ich sie ohne das Durchklicken in meinem weit verzweigten Dateibaum rasch nach einem Neustart öffnen konnte.

Ich fand eine unbefriedigende Antwort auf diese Frage. Excel hat eine schlechte Übersicht, wenn man viele Tabellenblätter in einer Datei hat. Man muss sich immer von vorne durchklicken, wenn man in einem Tabellenblatt am Ende der Reihe etwas arbeiten will. An diesem Punkt fragte ich mich, ob die Steuerung wirklich so unkomfortabel ist, und googelte los. Das Ergebnis: Ein Rechtsklick auf die Pfeiltasten zum Durchklicken der Tabellenblätter ruft ein Menü auf, in dem ich das gewünschte Tabellenblatt direkt ansteuern kann. Damit bin ich genauso schnell wie wenn ich zwischen meinen Tabellen wechsle. Dieser Grund war somit hinfällig.

Zunächst zögerte ich, nutzte die Zeit meiner kleinen Artikelreihe, um mir zu überlegen, was ich wirklich will. Der Vorteil einer zusammengeführten Excel-Tabelle lag auf der Hand und dank der Funktion, ganze Tabellenblätter in eine neue Excel-Datei zu kopieren, fürchtete ich auch nicht den Arbeitsaufwand.  Irgendwann stand für mich fest, dass ich die Zusammenlegung durchführen würde, und die setzte ich am letzten Wochenende um.

Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, speicherte ich die Tabelle mit den meisten Tabellenblättern unter einem neuen Namen und kopierte die anderen Tabellenblätter hinein. Ich glaube, sie umfasst nun fünfundzwanzig Tabellenblätter, wobei ich die Monatsübersichten bis auf die aktuelle ausgeblendet habe. Auch andere sind nur unsichtbar vorhanden, weil sie lediglich für Zwischenarbeitsschritte oder Hintergrundberechnungen notwendig sind, in die ich aber nur am Anfang des Jahres etwas eintragen muss. Entsprechend sehe ich nur vierzehn Tabellenblätter, durch die ich prinzipiell auch schnell blättern kann, ohne die Tabellenblattübersicht zu bemühen. Ich musste zwar ein paar Datensätze in meinen Diagrammen aktualisieren, aber das war mit wenigen Klicks behoben.

Insgesamt fühle ich mich mit dieser zusammengeführten Excel-Tabelle deutlich wohler und irgendwie auch leichter. Mein Laptop muss für die Bereitstellung der Daten weniger Leistung erbringen und ich bin schneller einsatzbereit, wenn ich einmal neustarten muss. Manchmal muss man einfach über etwas berichten, um zu merken, dass das System verbessert werden kann. Und ich habe sogar noch eine Verbesserung im Hinterkopf, die ich aber erst austesten muss, weil sie nicht ohne SVerweis auskommen wird. Das wird auch ein größer angelegtes Update meiner Tabelle, das ich mir lieber für das kommende Jahr aufhebe. Allerdings spricht ja nichts dagegen, die Tabelle für 2021 schon langsam vorzubereiten. 😉

In meinem vorletzten Teil dieser Artikelreihe möchte ich dir meine To-Do-Liste vorstellen. Für mich ist sie extrem wichtig, um den Spagat zwischen meinem Hausfrauendasein und der Schriftstellerei zu schaffen und nicht eines von beidem zu vernachlässigen.

Sie besteht insgesamt aus vier Tabs. Natürlich findet man im ersten Tab die To-Do-Liste selbst. Sie ist durchnummeriert und besitzt insgesamt fünf Spalten, in denen ich die jeweiligen Aufgaben notieren kann. In der ersten dieser fünf Spalten steht eigentlich nur die Kategorie, also z. B. Haushalt, Planung, Schreiben, Überarbeiten und Sonstiges. In den nächsten vier Spalten kann nur der Name des jeweiligen Schreibprojekts stehen oder beim Haushalt z. B. Küche aufräumen, saugen, Fenster putzen … In der darauffolgenden Spalte trage ich ein, wann ich mit den jeweiligen Aufgaben anfangen will. Das ist praktisch, weil ich mit dieser Angabe filtern kann, was für den aktuellen Tag auf dem Programm steht. Ich nutze da die Vor-Funktion des Filters und trage dort das morgige Datum ein. So sehe ich auch die Aufgaben, an denen ich länger sitze. Würde ich die Heute-Funktion dafür nutzen, sähe ich immer nur die Aufgaben, die ich am aktuellen Tag beginnen will. Das ist mit längerfristigen Projekten nicht praktikabel. In der nächsten Spalte trage ich ein, wann ich tatsächlich mit der Aufgabe begonnen habe. Ziele bzw. in diesem Fall Fristen sind wichtig bei der Planung. Die trage ich mit ausreichend Puffer in die folgende Spalte. Das tatsächliche Enddatum gebe ich dahinter ein.

Jetzt wird es knifflig, denn wir kommen an die Stelle, an der meine To-Do-Liste mehr als eine reine Eingabe/Ausgabe-Tabelle wird. Ich lasse mir die übrige Zeit, also die Spanne zwischen dem tatsächlichen Start und dem geplanten Ende in Tagen ausrechnen. Dahinter folgt die von mir eingeplante Zeit in Stunden, von der ich denke, dass ich sie zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötige. Für die beiden Kurzgeschichten, von denen ich kürzlich erzählt habe, habe ich z. B. 13,5 Stunden Arbeitszeit eingeplant. In einer weiteren Spalte steht, wie viele Tage ich tatsächlich an der Aufgabe arbeiten will. Bei den Kurzgeschichten sind es neun Tage, sodass sich eine tägliche Arbeitszeit von 1,5 Stunden in einer weiteren Spalte ergibt. Dahinter trage ich ein, wie viele Tage ich schon an den Projekten gearbeitet habe. Das ist für mich interessant, weil ich das später statistisch auswerten kann. Soll heißen, wann habe ich mich mit meiner Arbeitszeit verschätzt, egal ob nach oben oder nach unten. Wenn ich das weiß, kann ich meine Planung zukünftig entsprechend anpassen, sodass ich entweder mehr Arbeit für die einzelnen Tage einplanen kann oder weniger. In der vorletzten Spalte habe ich den Status der Projekte stehen. Das zieht sich Excel anhand meiner Eintragungen in den Spalten für den tatsächlichen Start und das tatsächliche Ende automatisch. Solange in diesen Spalten nichts steht, ist es eine neue Aufgabe. Sobald in Start ein Datum steht, ist die Aufgabe in Arbeit. Wenn bei Ende ein Datum eingetragen ist, ist die Aufgabe abgeschlossen. Hier ist der Filter immer aktiv, der mir bei einer Änderung der Tabelle automatisch die erledigten Aufgaben aus der Liste nimmt, sodass ich immer sehe, was zu tun ist. Da ich gerne mit Farben spiele, ist diese Spalte mittels bedingter Formatierung farblich formatiert. Verpasse ich mein geplantes Startdatum, wird mein gelbes Feld rot. Habe ich meine Aufgabe erledigt, wird das Feld grün. Eine ähnliche Funktion besitzt die letzte Spalte, in der ich eintrage, ob die Aufgabe wichtig = 1 oder nur nice to have = 3 ist. Trage ich dort meine Priorität ein, wird vorne die Spalte mit der Kategorie lila (wichtig), rosa (sekundär wichtig) oder türkis (hätte ich gerne, ist aber eigentlich unwichtig). Schade, türkis hatte ich bisher noch nicht. 😄

Du siehst, im ersten Tab dieser Tabelle sind eine Menge Informationen zu finden. Ich komme jetzt zum zweiten Tab. In dem habe ich anhand des Feiertagskalenders für das Saarland die Feiertage für 2020 eingetragen. Die brauche ich, um mir die Feiertage aus der Berechnung der übrigen Tage zwischen tatsächlichem Beginn und geplantem Ende der Aufgabe aus der To-Do-Liste herausrechnen zu lassen. Bringt ja nichts, wenn ich im Dezember z. B. eine Kurzgeschichte beginne, die zum 31. Dezember abgegeben werden soll, und ich sowohl die vielen Feiertage als auch die Wochenenden mit hineingerechnet bekomme, während ich an diesen Tagen mit ziemlicher Sicherheit nicht schreiben werde, außer ich bin extrem spät dran.

Im dritten Tab habe ich meine Aufgaben im Haushalt aufgelistet. Ich bin da extrem durchorganisiert, weil ich sonst „vergesse“, dass der Kühlschrank mal wieder gereinigt werden soll. Das ist eine der Aufgaben, die ich nicht gerne mache, weil ich es hasse, alle Lebensmittel schnell rauszuholen, das Gerät für die Zeit der Reinigung auszuschalten und schnell-schnell-schnell alles abzuwischen, nur um fix alle Lebensmittel wieder reinzulegen und den Kühlschrank anzuschalten. Für mich bedeutet diese gute halbe Stunde stress pur, sodass ich sie gerne vor mir hinschiebe. Dank meiner Organisation und vor allem meiner To-Do-Liste, komme ich nicht um solche Aufgaben herum.

Ich habe die Wochentage Montag bis Freitag aufgelistet, hinter denen jeweils die regelmäßigen Aufgaben wie saugen, Wäsche waschen oder Bäder putzen stehen. Darunter folgen die zwölf Monate, auf die ich Sonderaufgaben, die man nicht wöchentlich, sondern monatlich, einmal im Quartal oder sogar nur jährlich erledigen muss, aufgeteilt habe. Darunter fallen die beiden Vitrinen, in denen ich nur einmal im Jahr Staub wische und die Gläser und das hübsche Porzellan zum Ausstellen vorsorglich reinige, oder das quartalsweise abwischen von Türen und Heizkörpern.

Im letzten Tab habe ich alle Werktage von 2020 eingetragen. Da der Haushalt keine Pause macht, darf ich leider die Feiertage nicht rauslöschen. Dahinter stehen die wöchentlichen Aufgaben und die Sonderaufgaben. Da achte ich darauf, dass ich an Tagen, an denen ich z. B. nur saugen oder Staub wischen müsste, die Sonderaufgaben dazulege, statt an anderen Tagen, an denen ich schon durch die üblichen Aufgaben 1,5 Stunden beschäftigt wäre. Es ist ein Zwischenschritt, weil ich diese Übersicht in meine To-Do-Liste übertragen und die folgenden Spalten entsprechend ausgefüllt habe.

So weiß ich, was ich für das Jahr jeden Tag so erledigen muss. Zum Glück sind die Aufgaben nicht in Stein gemeißelt. Wenn ich wegen eines Termins an dem Tag nicht die Fenster putzen kann, nehme ich diese Aufgabe heraus und trage sie an einen anderen, passenden Tag ein. So kann ich nichts aus den Augen verlieren. Idealerweise schaue ich abends, was ich am nächsten Tag zu tun habe. Dann kann ich gleich loslegen, ohne zuerst den Computer zu starten. Oft vergesse ich es, aber zumindest die Aufgaben, die sich wöchentlich wiederholen, habe ich im Kopf. So weiß ich an weniger arbeitsreichen Tagen, dass es besser wäre, noch einmal in mein Excel zu schauen, ehe ich loslege, weil ich sonst zwei Mal anfangen muss, wenn eine Sonderaufgabe auf mich wartet. Du siehst, selbst als Hausfrau, die in ihrer „Freizeit“ schreibt, hat man es heute nicht mehr so leicht. Es war schon früher ein Job, aber heute habe ich das Gefühl, dass ich hier wirklich Leistung bringen muss. Ich bin zufrieden, weil mir meine To-Do-Liste zeigt, dass es schaffbar ist.

Kürzlich ging ich meiner Lieblingsbeschäftigung nach. Ich lag in meinem Katzenkissen, machte meinen Schönheitsschlaf und träumte. Plötzlich bedrohte mich etwas, das ich nicht richtig sehen konnte. Obwohl ich knurrte, kam es näher. Ein Schrei erschreckte mich, sodass ich vom Boden senkrecht aufsprang. Mama schrie erneut. Dann schimpfte sie mit mir, während sie sich das Hosenbein hochkrempelte, das Blut am Knie wegwischte und Pflaster aufklebte. Sie behauptete, ich habe ihr zuerst die Krallen in den Fuß und anschließend ins Knie geschlagen. Ich kann mich gar nicht richtig erinnern und ich frage mich, wohin dieses bedrohliche Etwas so schnell verschwunden ist. Bestimmt habe nicht ich sie verletzt, sondern das Etwas. Allerdings wundere ich mich doch, wie ich von meinem Katzenkissen auf den Boden gekommen bin …

Ich habe anschließend das Haus durchsucht, aber ich muss das Etwas verjagt haben. Mama ist wieder sicher. Vorerst. Ich behalte die Angelegenheit im Auge.

Heute dreht sich alles um meine dritte Excel-Tabelle, die immer geöffnet ist. Sie heißt Postingplan, aber eigentlich ist sie mehr als das.

Zum Einen gibt es natürlich dieses eine Tabellenblatt, das mir als Gedächtnisstütze dient. Dich möglichst drei Mal in der Woche auf den neuesten Stand zu bringen, muss organisiert sein – jedenfalls bei mir. Ich vergesse sonst Veröffentlichungstermine, an die ich erinnern will, oder auch einfach den Zwischenstand meiner Projekte mit dir zu teilen. Du erinnerst dich vielleicht, dass es bis vor ein paar Monaten da noch recht chaotisch bei mir zuging. Da schrieb ich meistens nur einmal wöchentlich etwas und meine Projektzwischenstände kamen alle vier bis sechs Wochen und waren halbe Romane.

Andererseits enthält diese Arbeitsmappe aber auch pro Romanprojekt ein eigenes Tabellenblatt. Diese enthalten die Fortschrittsdiagramme, die ich zwischendurch in meinen Beiträgen zur Visualisierung einfüge. Das letzte Tabellenblatt füttert die Diagramme mit den Daten. Dort sind die einzelnen Projekte mit den Arbeitsschritten Planung/Recherche, Schreiben, Überarbeiten und Absenden aufgeführt. Wann immer ich etwas an den Projekten getan habe, trage ich das dort entsprechend ein, sodass die Diagramme immer aktuell sind, wenn ich hier von meinen Fortschritten berichte. Damit die Diagramme funktionieren, habe ich Ziele definiert – wie viel Zeit ich für die Planung und Recherche voraussichtlich benötige, wie viele Worte mein Projekt aller Wahrscheinlichkeit umfassen wird, wie lange ich an der Überarbeitung vermutlich sitze und dass ich das Endergebnis abschicke, was ich mit einer 1 für erledigt deklariere, damit es in den Diagrammen sichtbar gemacht werden kann. Aus Ziel- und Ist-Werten errechne ich die Prozentwerte der erledigten Arbeiten, die letzlich in den Diagrammen stehen.

Das letzte Tabellenblatt ist aber nicht nur wegen der Diagramme wichtig, die es ermöglicht, sondern auch für mich, damit ich weiß, wohin ich mit meinen Projekten will. Ohne diese Zielsetzungen würde ich wie ein Arbeitnehmer ohne Chef recht planlos vorgehen. Natürlich käme ich voran, weil ich ja prinzipiell weiß, was ich so zu tun habe, aber mit mehr Umwegen, weil ich das Ziel ab und zu aus den Augen verliere bzw. vor lauter Wald den Baum nicht mehr sehe.